مدیریت جلسه
شاید شما در حال توضیح محصول جدید به یک مشتری و یا در حال ارائه ی پرزنتیشن به تیم خود هستید. اگر شما باهوش و حتی خلاق خردمندی باشید، مغز شما روی نحوه ی پیشرفت جلسه و چگونگی واکنش مردم، بیش از حد کار خواهد کرد.
به عبارت دیگر، شما “جلسه را زیر نظر دارید”: آیا آن مرد برای بار دوم به ساعتش نگاه کرد؟ آیا زن سمت چپی کاغذ را خط خطی میکند؟ و شما احتمالا با پرش از دو اسلاید برای در مدیریت زمان یا با بالا بردن صدای خود بطور ناگهانی برای جلب توجه افراد خود را با توجه به درکتان از آنچه که در اطراف شما می گذرد، منطبق خواهید کرد.
بسیاری از ما این مهارتهای اساسی کنترل اتاق جلسه را در کسب و کار یا جای دیگر به صورت آزمون و خطا یاد گرفته ایم و برای بسیاری از ما، تکنیک های مشاهده ای ما را متوقف میکند و پاسخ های ما غالبا قابل درک هستند.
اما میتواند محدود کننده و حتی خطرناک باشد. مهم این است مطمئن شوید که آنچه مشاهده می کنید با آنچه که در حقیقت اتفاق می افتد نزدیک است، و سپس رویکرد خود را با آن سازگار نمایید در غیر اینصورت ارتباط شما با مخاطبانتان قطع می گردد. به عبارت دیگر، شما باید آنرا لمس کنید.
نحوه بررسی ادراک خود
برداشت شما از آنچه در اطرافتان رخ میدهد مهم است، اما کل داستان این نیست- و حتی میتواند شما را به اشتباه بیندازد. زمانیکه شما مشغول بررسی آنچه که افراد انجام میدهند هستید، تجارب خود را(شامل شاخص های شخصی و فرهنگی) روی برداشتان اثر می گذارد که میتواند اشتباه باشد.
زمانیکه کسی در زمان ارائه ی شما به ساعتش نگاه میکند، ممکن است خسته شده باشد، اما این امکان نیز وجود دارد که او به بحث شما علاقمند باشد و منتظر است تا زمان پرسش و پاسخ فرا رسد.
من هرگز متقاعد نشده ام که آنچه که در ذهن کسی که دست به سینه نشسته و یا زبان بدن دیگری دارد با سایر افراد(مقابل نمایشگر یا پرده نمایش) معنا و مفهوم یکسانی داشته باشد. بجای فکر کردن به اینکه همه موارد را فهمیده اید، تصورات خود را در برابر مخاطبین خود محک بزنید.
می توانید در هنگام صحبت کردن مکث کنید و یا موقعیت خود را تغییر دهید: اگر ایستاده اید، بنشینید، اگر پشت تریبون هستید، قدم بزنید، یا از یکطرف میز به سمت دیگر حرکت نمایید. سپس به صراحت در مورد آنچه که میدانید صحبت کنید. از کلمه ” من ” استفاده کنید، سوالات باز و بسته بپرسید. و حتی اگر کج خلقی دیدید (برداشت شما این بوده)، بدون سرزنش، شرمندگی یا گردن کسی انداختن از آن صحبت کنید.
هر کسی ممکن است صبح قبل از آمدن به جلسه ی شما بگو مگو داشته و هنوز هم درگیری ذهنی داشته باشد؛ و یا در مورد بچه ی بیمار خود نگران باشد. اگر نگاه کردن به ساعت توجه شما را جلب کرده می توانید بگویید، ” من میبینم که ما در نیمه ی زمان برنامه ریزی شده هستیم و من نگران این هستم که نمیتوانم به موضوعات مفید خود بپردازم. در مورد چه چیزی میتوانم در زمان باقی مانده صحبت کنم که خیلی مفید باشد؟
اگر شما این حس را ایجاد کنید که از موضوع مهمی گذشتید، خود شما این موضوع را بازگو کنید: ” من فکر میکنم …….. آیا درست است، یا چیزی بوده که جا انداخته باشم؟” یا بطور لفظی توجه مخاطبان را تغییر بدهید:” من چنان روی موضوع صحبتم متمرکز شدم که از تجربیات شما را نپرسیدم.” شما حتی میتوانید بطور کلی با گفتن این جمله که ” من میخوام یه وقفه کوچک داشته باشیم. آیا همه چیز رو به راه هست ” اتاق جلسه را خطاب قرار دهید.
تغییر روند جلسه و دعوت از دیگران برای مشارکت میتواند سخت باشد. ممکن است احساس کنید که اهدافتان کمرنگ و یا از خط خارج شده اند.
میتواند احساس شود که شما تمام چیزهایی که با دقت برای ارائه آماده کردید و و ساعتها آن را تمرین کرده اید دور میریزد. اما شما کار درستی انجام داده اید و ریسک آن معمولا با ارزش است. زمانیکه من در جلسات یک مکث ناگهانی کرده ام و مطالب را با مخاطبان چک نموده ام، گفته های فراموش شده را پوشش داده و سطحی از اعتماد را نسبت به خودم برای کسانی که در جلسه هستند ایجاد کرده ام.
روشهای سریع غلبه بر وضع خود
گاهی اوقات قرار گرفتن در وضع قبلی ترسیم شده دشوار و میتواند اعصاب خرد کن باشد. بنابر این برای ماندن در وضع فعلی، حداقل آرامش خود را حفظ نمایید. در ادامه چند ترفند سریع فیزیکی وجود دارد که شما میتوانید آنرا امتحان کنید:
تنفس شکمی: با دیافراگم خود نفس بکشید، بطوریکه شکمتان بزرگ و کوچک شود، نه فقط قفسه سینه تان. این روش، اندکی متفاوت است- هیچ یک از حضار متوجه نخواهند شد، ولی به آرام شدن شما کمک می کند. شما میتوانید این روش را تنها با دراز کشیدن و قراردادن کف دست هایتان روی ناحیه ی شکم و سینه خود تمرین و آنرا احساس کنید.
با چشم هایتان لبخند بزنید. بله، لبخند زدن با چشم یک روش است. اجبارا تنها با دهان خندیدن میتواند حس مصنوعی یک ماسک به صورت را منتقل کند و این خوب نیست. در عوض، اینطور احساس کنید که چگونه اطراف چشم های شما زمانیکه واقعا میخندید کشیده میشود و آن یک لبخند درخشنده ی دوست داشتنی است.
تمرکز بر دیگران. اگر شما در مدیریت احساسات خود خوب هستید، تنها توجه به اینکه شما مضطرب هستید، شما را مضطرب تر خواهد کرد. زمانیکه احساس میکنید ضربان قلبتان بالا میرود و کف دستهایتان عرق میکند، سعی نمایید که توجه خود را به دیگران متمایل نمایید. به برداشت های اصلی خود از فضای جلسه برگردید و برای درگیر کردن ذهنتان از آنها استفاده کنید که می تواند شما را آرام کند و شما را برای داشتن آرامش بیشتر- و معنی دار و ارتباط با مخاطبان خود آماده کند.
آمادگی و تمرین نیز آرامش دهنده های خوبی هستند، شما حتی میتوانید برای تغییر روش از آرتیفکت هایی مثل استوری بورد یا نمونه های آماده شده محصول استفاده کنید. توجه عمیقی به آن پرداخته میشود داشته باشید.
هدف این است که کمتر فکر کنید، کمتر بهش بپردازید و بیشتر تجربه کنید.
آیا این امر هر زمان کار خواهد کرد؟ نخیر.
آیا به مرور زمان کار خواهد کرد؟ سرانجام، بله.
متن بالا از اینجا ترجمه شده است.